Проекти

Опис проекту

Впровадження системи електронного документообігу “Діловод” почалося в 2012 році з таких модулів, як реєстр нормативних актів та електронних звернень.

На даний момент в системі зареєстровано 135 користувачів та вона встановлена на 142 персональних комп’ютерах в 38 структурних підрозділах міської ради. Налічується 58 тисяч справ та документів.

СЕД “Діловод” призначена для автоматизації управління документами і процесами, що відносяться до загальної управлінської діяльності, функційних завдань структурних підрозділів та операційних процесів діяльності організації та містить наступні розділи:

-          Вхідні документи;

-          Вихідні документи;

-          Внутрішні документи;

-          Звернення;

-          Нормативні акти (Розпорядження міського голови, Рішення виконавчого комітету, Рішення сесії міської ради);

-          Регуляторні акти;

-          Електронні звернення громадян;

-          Запити для отримання публічної інформації(запити публічної інформації від фізичних та юридичних осіб);

-          Контроль документів (встановлення термінів контролю та ведення контролю за виконанням);

-          Елементи благоустрою (ведення договорів оренди з розрахунком орендної плати);

-          Звіти (підсистема звітів);

-          Пошук (підсистема пошуку);

-          Інше.

Структура системи

Система електронного документообігу “Діловод” – це програмний комплекс, що має наступні компоненти:

- Платформу – основу для створення і роботи програмних компонентів. Компоненти, які входять до системи, реалізують базову функціональність системи, засоби зберігання даних і доступу до них, середовище забезпечення контролю доступу, керування інфраструктурою і інформацією, необхідною для функціонування інших модулів системи та інші сервісні функції.

- Конструктори – засоби швидкого створення і модифікації інформації, реалізовані на базі платформи.

- Додатки – засоби для розширення можливостей використання системи. Реалізують кінцеву функціональність, автоматизують окремі процеси в організації, наприклад: загальний базовий документообіг та контроль виконання.

- Технологічні модулі – засоби для забезпечення масштабування платформи, а також засоби інтеграції з іншими компонентами інформаційної системи організації.

- Автоматизовані робочі місця – засоби для роботи з системою, орієнтовані на конкретні користувацькі сценарії, або для реалізації доступу до об’єктів і функцій системи.

Основним інструментом роботи користувача в системі “Діловод” Навігатор, принцип роботи якого аналогічний до принципу роботи Провідника Windows. В Навігаторі відображається дерево папок, яке за призначенням і принципом роботи також аналогічне дереву папок, яке можна бачити в Провіднику, однак, папки Навігатора містять не файли, а картки.

Основними картками, з якими працюють користувачі, є картки документів і завдань різних типів.

Картка документа містить максимально докладний опис окремого документа – тип, дата створення, прізвище особи, що створила документ, відомості про зміст, скановані чи прикріплені документи, пов’язані документи та ін. Кожен з перерахованих елементів відображається в окремому полі картки.

Картка завдання це інструмент для виконання різноманітних завдань, пов’язаних з документом. Картка містить повний опис завдання, дозволяє обирати виконавців, одержувачів і контролерів, терміни виконання завдань, а також нагадування по термінах виконання.

Картки розміщені в папках, які налаштовує адміністратор у відповідності до встановлених в організації правил. Дерево папок, як правило будується у відповідності до структури організації.

Для унеможливлення багаторазового введення однієї і тієї ж інформації, а також виключення можливих помилок передбачений набір довідників - каталогів різного призначення, що містять інформацію згруповану по наперед визначеним критеріям. Інформація, що міститься в довідниках використовується при заповненні полів карток документів і дозволяє уникнути введення завідомо невірних даних (наприклад, в тих полях, де повинні вказуватись дані про працівників організації, неможливо ввести запис про неіснуючого працівника). Крім карток документів, система дозволяє організувати впорядковане зберігання файлів будь-якого формату, що містять інформацію в текстовій, графічній, табличній чи іншій формі. Для цього в системі передбачено особливий вид картки - картка файлу. Сканування карток є зручним та дозволяє створювати багатосторінковий документ при скануванні односторонніх та двосторонніх документів з можливістю встановлення налаштувань сканування. Розмір сканованого документа оптимізується за допомогою програми та займає як найменший розмір для подальшого зберігання в базі.

Для всіх типів карток передбачений механізм пошуку, який може здійснювати пошук по записах в полях картки, тексті прикріплених до них файлів і сукупності умов в будь-якому поєднанні (наприклад повнотекстовий та семантичний пошук по нормативних актах, аналог систем пошукових google,bing,yandex тощо).

В залежності від призначення документів, а також обов’язків, які виконують працівники організації в системі передбачена система безпеки та налаштування ролей, що дозволяє або забороняє працівнику (групі працівників) доступ до будь-якого виду даних.

На час відсутності працівника або для контролю за підлеглими існує функція заміщення працівника або групової роботи над картками документів.

Для розміщення нормативних документів в мережі інтернет на відповідному сайті існує система управління та розміщення веб-контенту. Завдяки даній системі розміщення документа на веб-порталі відбувається в два кроки (документ розміщується на сайті автоматично після натиснення двох кнопок форми).

На кожному документі, що реєструється друкується штрих код, а також текстова інформація про нумерацію документа, час та дата. Після цього документи ідентифікуються та розпізнаються в програмі за допомогою ручного або стаціонарного сканера штрих-кодів. При цьому пошук документів відбувається за лічені секунди.

Отримання електронних звернень та запитів на інформацію від фізичних чи юридичних осіб з веб-порталу відбувається в автоматичному режимі. В папці електронних звернень автоматично з’являється картка електронного звернення та автоматично присвоюється номер, виконавець та дата його виконання.

Відповіді на електронні звернення та запити заносяться в картку електронного звернення та автоматично стають доступні на веб-порталі де їх можна переглянути за допомогою коду зворотнього зв’язку. Відповіді дублюються та направляються з програми на електронну пошту громадян.

Яка мета проекту?

Електронний документообіг, спрямований на автоматизацію роботи з документами, які циркулюють в установі, що має важливе значення для підвищення ефективності її діяльності. В минулому майже увесь документообіг в структурних підрозділах та між ними вівся у паперовому вигляді, пошук документів вимагав великих затрат робочого часу. Були не відпрацьовані механізми підготовки, обговорення, прийняття та контролю виконання документів, обліку їх в єдиному Реєстрі актів та створення архіву баз даних. Структурні підрозділи не обмінювалися належним чином навіть тією інформацією, що існує в електронній формі, що унеможливлювало швидкого та якісного приймання управлінських рішень. Одна й та сама інформація дублювалася і спотворювалася, ставала недоступною для успішного використання.

Забезпечення оперативного доступу до інформаційних ресурсів виконавчих органів місцевого самоврядування, підвищення якості управлінських процесів, контролю виконавської дисципліни, вільного обміну інформацією в електронному вигляді між структурними підрозділами виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради.

Який результат проекту?

СЕД встановлена в усіх структурних підрозділах та комунальних підприємствах Івано-Франківської міської ради на робочі місця керівників, головних спеціалістів та відповідальних за діло ведення.

Впровадження СЕД сприяє збільшенні швидкості прийняття управлінських рішень, швидкості роботи з клієнтами, більш оперативному реагуванню на запит клієнта, що відіграє чи не найважливішу роль у стрімкому телекомунікаційному світі. Крім того, значно збільшилася швидкість та зручність пошуку документів.

Хто ініціював проект та які організації залучено?

Івано-Франківська міська рада, її виконавчий комітет та відділ програмного та комп’ютерного забезпечення.